’T Stoepje buigt snel IT-achterstand om
Bron: Elsevier Voedingsmiddelenindustrie
Tekst: Martijn Kregting
Nieuwe IT-omgeving springplank voor ambitieuze doelen
Bakkerijbedrijf Market Food Groep, bekend van ’t Stoepje, had een volkomen verouderde IT-structuur. Na het opnieuw zelfstandig worden, werd vernieuwing van de softwaresystemen prioriteit. Samen met Schouw Informatisering wist MFG in een halfjaar de IT-omgeving volledig te vernieuwen en van achterstand op voorsprong te komen.
Het deel uitmaken van een groot concern is geen garantie voor een moderne IT-omgeving. Market Food Group BV heeft meerdere formules onder z’n hoede, waarvan bakkerijformule ’t Stoepje de grootste is, met franchisenemers die zo’n 900 markten bestrijken. Een behoorlijke complexe supply chain. Het bedrijf werd in juni 2006 weer zelfstandig, mede omdat het zich in zijn ambities op IT-gebied belemmerd zag door de moederorganisatie. Nadat de onderneming zo’n drie jaar onder de vleugels van het Duitse, beursgenoteerde Kamps opereerde, nam het Italiaanse familieconcern Barilla in 2002 Kamps over. Barilla zag de Nederlandse bakkerijtak niet als een kernactiviteit.
Voormalig Bakkerij ’t Stoepje-eigenaar Peter Beukers, onder Kamps en Barilla aangebleven als directeur van MFG, merkte dat de noodzakelijke investeringen in vernieuwing van de IT-structuur uitbleven. Hij besloot MFG weer terug te kopen. Daarop begon het zoeken naar een automatiseerder die de veelheid aan softwaresystemen kon vervangen door een geïntegreerd systeem dat van bakkerij tot markt het overzicht kon houden. Het werd Schouw Informatisering, gespecialiseerd in het leveren van softwaresystemen voor ondernemingen in de voedingsmiddelenbranche. ‘Onze SI Foodware® modules zijn oplossingen die, in combinatie met Microsoft Dynamics® NAV, zijn toegespitst op de speciale eisen van de voedingsmiddelenbranche. Onze ruim 100 klanten in deze sector zorgen ervoor dat onze oplossingen up-to-date blijven’, vertelt commercieel directeur Wim Jansen van Schouw. Waarop de oplossingen zich richten? ‘Denk aan de kwaliteitscontrole in de supply chain - zoals tracking en tracing van de producten - de productspecificaties, receptuurbeheer, het bestellen, tot en met het in de gaten houden van tht-data in de fabriek, de distributiecentra of winkels.’ Of, in dit geval, op de markt. September 2006 ging het automatiseringstraject bij MFG van start, met ambitieuze doelen. Projectverantwoordelijke Sjacco Nel, financieel directeur van MFG, wilde op 1 januari 2007 live gaan. ‘Dat is week 13 geworden, iets waar beide partijen debet aan waren. We hebben er allebei 150 procent in gestopt, maar onderweg kom je obstakels tegen.’ Achteraf, vertelt Jansen, waren beide partijen blij met het uitstel, omdat er zo langer en breder getest kon worden op kinderziektes of onverwachtse problemen. ‘Market Food Groep heeft, zeker met een formule als ’t Stoepje, een complexe logistiek. Dat moest allemaal werken, net zoals de mensen moesten wennen aan het nieuwe systeem.’ 
Gewoon worden
Na het live gaan vlak voor het Paas-weekeinde, ging de vervolgfase van start, waarin MFG nu zit: het nieuwe systeem moet ‘gewoon worden’ in de organisatie. Dat is vaak wennen. ‘Eerst heb je een uitgebreide voorstudie, waarin we het systeem afstemmen op de eisen en wensen van de organisatie. Daarna lopen er gedurende het implementatieproject consultants van Schouw rond. Maar na het live gaan wordt het project overgedragen aan onze ondersteuningsafdeling.’ Schouw blijft voorlopig nog in zicht. ‘We evalueren hoe het loopt - mensen maken nou eenmaal fouten - en finetunen onze oplossingen.’ Maar, zo stelt Jansen, bij Market Food Group is het voorspoediger gegaan dan gemiddeld. ‘Ze hebben daar een mentaliteit van "de mouwen opstropen". Vaak zie je dat het veel minder leeft in de organisatie, zo’n project. Hier maakt het deel uit van de nieuwe marktstrategie, om nieuwe plannen te ondersteunen. Dat verschil in mentaliteit hebben we duidelijk gemerkt.’
Sjacco Nel, CFO Market Food Group ‘t Stoepje, trad vorig jaar mei na acht jaar afwezigheid weer in dienst bij MFG. Zijn eerste project was meteen een flinke kluif: het vernieuwen van de automatisering. De IT-structuur was ernstig verouderd. Moederbedrijf Kamps had gewerkt met SAP, maar dat wilde men in Nederland niet, dus bleef alles bij het oude. Na het zelfstandig worden in 2006 was er dus een behoorlijke automatiseringsachterstand. De verbetering kreeg hoge prioriteit. ‘In de zomer zijn we gaan zoeken naar een projectpartner, in september zijn de contracten getekend en eind oktober zijn we van start gegaan. In november is de daadwerkelijke implementatie begonnen’, vertelt Nel. Waarom al op 1 januari 2007 live? ‘Omdat het een rustige maand is en de medewerkers er dan rustig in de praktijk mee konden leren omgaan. Dat was ambitieus en het is niet gelukt. Een teleurstelling, maar het was inderdaad moeilijk te realiseren. Het logistieke systeem is complex, met twee productielocaties, één centraal dc en een dc in Bleskensgraaf en twee kleinere dc’s in Hoogeveen en Helmond. Die impact is tijdens de Business Process Scan (BPS) enigszins onderschat en gedurende de implementatie werden we hier steeds mee geconfronteerd.’
Alles tegelijk
Uiteindelijk werd de livedatum twee weekeinden voor Pasen, met alle onderdelen tegelijk: productie, logistiek, administratie, verkoop, magazijn, kwaliteit en inkoop. Nel: ‘Door een enorme inzet van de hele organisatie is het in twee weken gelukt om met het systeem te leren werken, zodat we met Pasen, de topperiode voor bakkers, geen problemen zouden hebben.’ Eén component werd overigens uit het systeem gelaten: tracking & tracing. In mei gaat MFG daar alsnog mee aan de slag. Eerst met een paar producten - van de in totaal 3.200 sku’s (stock keeping units, red.) - maar dan snel allemaal. ‘En dat doen we nu merendeels zelf. In de eerste weken na het live gaan, hadden we hier nog consultants van Schouw rondlopen, nu hebben we nog support voor eventuele troubleshooting.’ Nu het systeem werkt, volgt op korte termijn een EDI-platform voor alle interne vormen van communicatie, van bestellingen tot facturen. Verder wil MFG dit jaar overgaan op voice picking, orderpicken via stemcommando’s. Ook komt er een webportal voor bestellingen door de afnemers. ‘Genoeg plannen, die nu ook mogelijk zijn. Ja, we blijven ambitieus.’
Beter sturen
Wat er veranderd is met de introductie van het nieuwe systeem? Cijfermatig kan Nel daar moeilijk een stempel op drukken. ‘We hebben met Pasen wel een recordomzet gedraaid, maar dat heeft niet direct met het nieuwe systeem te maken. Indirect wel, want het geeft de verbeterde ondersteuning van onze bedrijfsvoering weer. Ook hebben we nu meer zicht op alle bedrijfsprocessen, waardoor je beter kunt sturen en dus je marge verbeteren. Ook belangrijk: met één systeem zijn mensen meer afhankelijk van elkaar geworden. Er moet meer gecommuniceerd worden, zodat je eilandjes binnen de organisatie weghaalt.’ Nel is tevreden over het verloop van het project, al werd de oorspronkelijke datum niet gehaald. ‘Ik denk dat een van de succesfactoren was, dat we er met een klein team op zaten. Wij alleen met een projectleider en drie mensen vanuit Schouw Informatisering.’ Daarnaast was het belangrijk dat de hele organisatie overtuigd was van de noodzaak om de automatisering ingrijpend te vernieuwen. De aanwezige IT-infrastructuur was volgens Nel in feite een tijdbom. ‘Er hoefde maar iets kleins te gebeuren of we zouden zo drie, vier dagen uit de lucht geweest zijn. We hebben nu een stabiel, state of the art systeem waarmee we de dienstverlening aan onze klanten kunnen verhogen en onze activiteiten het komende jaar makkelijk kunnen uitbreiden.’ Bekijk voor meer informatie over de Market Food Group de website www.stoepje.nl.
